DIAGRAM DFD

Ini diagram DFD dari hasil wawancara UKM di Photo studio Ricky

RANGKUMAN BAB 5 - BAB 7

5    MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Bab 5 menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi Dan Mendokumentasi File

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

File transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi lainnya (misalnya pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas persediaan yang dijual). File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar).

Pada format yang ditunjukkan, file induk untuk barang dan jasa ditampilkan dikiri, file transaksi ditampilkan ditengah, dan file induk ditampilkan dikanan. Setiap kotak pada diagram tersebut menunjukkan sebuah file. Untuk salah satu file tersebut, diagram menunjukkan dua atribut (field), “Order#” dan “Tanggal_Order”.

Mendokumentasi File Transaksi

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan tabel induk

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.      Barang/Jasa

2.      Agen

3.      Kas

4.      File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

Atribut Dan Hubungan

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

Pendesainan Data Dengan Diagram Kelas UML (Contoh Menyeluruh)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.

6   MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

System manajemen basis data(Data base manajement system –DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk,mengorganisasi dan mendapatkan kembali dari suatu informasi basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data dan element penting pada basis data relasional.

Microsoft acces adalah satu contoh piranti lunak manajemen basis data yang akan banyak digunakan oleh orang orang ,penyedia piranti lunak basis data lainnya adalah oracle,IBM dan Informix.

Laporan(report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun ,laporan dibuat dan digunakan  sebagai suatu bagian integral dari proses bisnis,pelaporan meliputi penggabungan,peringkasan dan pengorganisasian informasi tentang kejadian,agent dan barang/jasa dengan berbagai cara.

Spesifikasi Query

Ada 2 macam query ,yaitu :

·         Query satu table

·         Query banyak table

Menentukan Kriteria Dengan Banyak Kondisi

Operator AND merupakan operator Boolean ,yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriterua yang akan dipenuhi .kondisi lain juga dapat dihubungkan dengan operator OR.

Jenis-jenis Laporan

Ada dua jenis laporan ,yaitu :

·         Laporaran standar

Laporan yang sudah dipaket kan didalam program akuntansi

·         Laporan fleksibel

Laporan yang dibuat dan di desain oleh pengguna dari awal hingga akhir

Kebanyakan laporan memilki header laporan,header halaman,footer halaman dan footer laporan disamping isi utama yang mencakup data yang akan disajikan didalam laporan.

Tata Letak Laporan

Header halaman(page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas laporan,Footer Halaman(page footer) tampak dibagian bawah halaman laporan yang biasanya mencakup nomor halaman,footer laporan(report folder) terlihat satu kali di bagian akhir laporan, biasanya menyajikan informasi ringkasan total semuanya.Perincian laporan(report detail) berisi informasi utama di dalam laporan ,bagian ini menyajikan data berbagai entitas.

Kotak label dan kotak teks dua elemen penting laporan apa pun adalah label dan data ,kotak label(label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam table ,kotak text(text box) menampilkan data yang diambil dari table ,kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang berada didalam nya diubah sedangkan kotak teks bersifat dinamis informasi yang berada pada kotak teks tergantung pada isi table yang mendasarinya

Isi Laporan

Seperti query ,perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna dan memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan,table yang memuat unsur unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut harus diidentifikasi.informasi laporan juga dipilih berdasarkan kriteria.

Organisasi Laporan

Disamping membuat keputusan data apa yang akan dimasukan ,perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.

Laporan Kejadian

·         Laporan daftar kejadian sederhana

Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan atau sub total

·         Laporan perincian kejadian dikelompokan

Laporan perincian kejadian yang dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa dan agen

·         Laporan ringkasan kejadian

Meringkas data kejadian menurut berbagai parimeter,laporan ringkasan perincian lebih unggul dibandingkan laporan perincian kejadian berkelompok ketika sejumlah besar kelompok perlu dilaporkan

·         Laporan satu kejadian

Menyajikan perincian mengenai satu kejadian.sering kali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan ke pelanggan atau pemasok

7      MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

1.      Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.      Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

3.      Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.

Jenis-Jenis Formulir Input

-          Formulir entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

-           Formulir entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke”banyak” tabel.

Cara-cara Entri Data

Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

1.      Agen internal mengetik data

2.      Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian (look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek (check box).

3.      Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.      Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia.

Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

-           Elemen-elemen antar Formulir

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

-          Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.

1.      Kunci utama

2.      Fitur pencarian

3.      Pemindaian

4.      Pemeriksaan record

5.      Konfirmasi

6.      Integritas referensial

7.      Pemeriksaan format

8.      Aturan validasi

9.      Default

10.  Melarang field kosong

11.  Nilai yang dihasilkan computer

12.  Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Mendesain Formulir

-          Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan

Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.

-          Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store

Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan sau record dari suatu tabel pada suatu waktu..

-           Formulir Satu Record : Formulir Setoran

Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi

-          Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store

Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.

-          Formulir Entri Multitabel

Formulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.

               Penerbit : Salemba Empat