1
MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Proses Bisnis Dan Sistem Informasi
Akuntansi
Proses
bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnisi untuk
memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi. SIM (Sistem
Informasi Manajemen) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu
organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang
berguna bagi manajemen. SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi.
Data ini dikumpulkan, diikhtisarkan, dan diorganisasi untuk menghasilkan
informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan
proses-proses bisnisnya. Contohnya:
Mengakses
sistem pemesanan perusahaan melalui web, melihat produk dan informasi penetapan
harga, serta menempatkan pesanan.
Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Sistem
informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan
informasi akuntasi dan keuangan, jugainformasi lain yang diperoleh dari
pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Contoh :
Jumlah
jam kerja karyawan bisa lebih penting untuk penjadwalan produksi maupun
akuntasi penggajian.
Oleh
karena itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi
yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada diposisi yang baik
untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas fokus mereka dan
mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis.
Kini
banyak perusahaan yang berusaha untuk mengonversi sistem informasi mereka yang
terpancar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP- Enterprise
Resource Planning) yang merupakan suatu sistem manajemen bisnis yang
mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan termasuk subsistem
pemasaran, produksi, sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan.
Penggunaan Sistem Informasi
Akuntansi
v Membuat laporan eksternal
Perusahaan menggunakan SIA untuk
menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.
v Mendukung aktivitas rutin
Para manager membutuhkan satu SIA
untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan
itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan
jasa, membuat faktur penagihan pelanggan dan menagih kas ke pelanggan.
v Mendukung pengambilan keputusan
Informasi juga diperlukan untuk
mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu
organisasi. Perminntaan informasi nonstandar memerlukan permintan
informasi(query) yang fleksibel akan data dalam suatu basisi data.
v Peencanaan dan pengendalian
Informasi mengenai anggaran dan
biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk
membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Menggunakan pemindai untuk
mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah
informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, memungkinkan pengguna
untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.
v Menerapkan penendalian internal
Pengendalian internal(internal
control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi
yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau
korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
Aplikasi Peranti Lunak Akuntansi
Pada
umumnya, aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus akuntansi.
Interaksi antara sisitem informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama
terdiri atas :
1. Pencatatan kejadian, sering kali menggunakan formulir di
layar monitor(on-screenforms)
2. Pengerntrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan,
dan produk
3. Pencetakan dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur
penjualan
4. Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis
penjualan
5. Pelaksanaan perminataan informasi khusus untuk suatu maksud
Peran Akuntansi Dalam Hubungan
Dengan SIA
v Akuntan sebagai pengguna
Para akuntan dan manager keuangan
menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan
eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain.
v Akuntan sebagai manager
Para manager bertanggung jawab
mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam
mencapai tujuannya. Manager akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis
dijalankan-tujuan dan proses bisnis perusahaan- serta bagaimana sistem
informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses
bisnisnya.
v Akuntan sebagai konsultan
Akuntan yang sudah berpengalaman
dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem infomasi,
perencanaan keuangan perorangan, akuntansi nternasional, akuntansi lingkungan
dan akuntansi forensik. Memberi konsultasi dan merancang sistem memerlukan
suatu pengetahuan tentang proses bisnis, resiko dan pengendalian, serta
teknologi informasi.
v Akuntan sebagai evaluator
Auditor internal mengevaluasi
berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah
mencapai misinya ecara efisien dan efektif. Dan auditor eksternal perusahaan
membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk
memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan
keuangan mereka. Dalam proses audit laporan keuangan, auditor harus
mengevaluasi keandalan dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk
menyusun laporan keuangan.
v Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan pepajakan
Akuntan meggunakan peranti lunaka
akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti
lunak perpajakan guna memberikan jasa prpajakan untuk klien-klien mereka.
2 PROSES BISNIS DAN DATA SIA
Siatem
akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi
SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan
mengamati transaksi-transaksi untul memahami sistem akuntansi klien.
ProsesKejadian
Bisnis
Proses
bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh satu bisnis untuk
memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting
untuk mempelajari prosesbisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus
transaksi.
Proses bisnis dapat disusun menjadi
tiga siklus transaksi utama :
v Siklus pemerolehan / pembelian (acquisition/purchasing
cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
v Siklus konversi(conversion cycle) mengacu pada proses
mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.
v Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses
menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.
Siklus pendapatan
1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. Mencatat perjanjian dengan para pelangan untuk menyediakan
barang dan jasa dimasa mendatang
3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. Menagih pelanggan
5. Meakukan penagihan uang
6. Menyetorkan uang kas ke bank
7. Menyusun laporan
Siklus pemerolehan
1. Mendiskusikan dengan para pemasok
2. Memperose permintaan
3. Mebuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barag atau
jasa masa mendatang
4. Menerima barang atau jasa dari pemasok
5. Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6. Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7. Menulis cek
Pengidentifikasian Kejadian Dalam
Proses Bisnis
Mutu
dan karakteristik dari suatu sistem informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa
jauh auditor dapat berstandar pada output dari sistem dalam melaukan verifikasi
laporan keuangan.
Pedoman mengakui kejadian
1. Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang
atau suatu departermen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab
terhadap suatu aktivitas.
2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen
internal.
3. Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan
dari satu agen internal ke agen internal lainnya,
4. Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah
disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.
Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai
proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu
watu yang sudah dijadwalkan.
5. Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan
sifat umum dari kejadian itu.
Pengoganisasian Data Dalam SIA
v Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar
Kejadian yang mempengaruhi buku
besar, menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan
pembelian, dan memerima kas. Pengorganisasian datadengan menggunakan dokumen
sumber, jurnal, dan buku besar. Yang termasuk dokumen sumber adalah pesanan
penjualan, slip pengemasan, dan faktur. Sistem manual mengatasi masalah dengan
menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasikan informasi mengenai
berbagai entits(misalnya pelanggan, pemasok, atau produk). Dalam sistem manual
buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang usaha, utang dagang,
persediaan, daftar gji, dan aset tetap.
v Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi
Informasi tentang desain file dapat
dikumpulkan dari berbagai macam sumber termasuk dokumentasi sistem,
manual-manual yang menyertai piranti lunak yang mengatur file-file, dan
wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab atas sistem informasi
perusahaan.
Jenis-Jenis File Dan Data
Dua
jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.
1. File induk
File induk mempunyai ciri-ciri
berikut:
- File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai
agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.
- File induk tidak menyediakan perincian mengenai
transaksi-transaksi individual.
- Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data
acuan maupun data ringkasan.
SIA biasanya berisi file induk
mengenai iga jenis entitas yaitu:
- Barang/jasa. Yang diperoleh, dibuat atau dijual selama
kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.
- Agen eksternal. Adalah orang-orang atau unit organisasi yang
berada diluar perusahaan.
- Agen internal. Adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung
jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.
2. File transaksi
File transaksi mempunyai ciri-ciri
berikut:
- File transaksi menyimpan data tentang kejadian
- File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal
transaksi
- File transaksi viasanya mencakup informasi kuantitas dan
harga
- Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam
siklus pendapatan dan pemerolehan
Setiap kejadian yang memerlukan
informasi harus dicatat dalam sebuah file transaksi sesuai dengan jenis
kejadian. Jika dua kejadian terjadi pada waktu yang sama, perancngan sistem
dapat mempertimbangkan untuk mencatat kedua kejadian sebagai record tunggal
dalam sebuah file transaksi.
3. Hubungan antara file transaksi dan file induk
Hubungan keduanya yaitu hubungan
antara file-file yang digunakan untuk memcatat pesanan, untuk menyederhanakan
penyajian, record yang berhubungan dengan pesanan lain tidak disajikan. Empat
file yang bekerja sama untuk memcatat informasi suatu pesanan yaitu:
- File pesanan yang memberikan tangal pesanan
- Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan
- Untuk mengetahui barang apa yang dipesan
- Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga barang yang
dipesan
4. Manfaat pemisahan informasi ke dalam record induk dan
transaksi
Manfaatnya yaitu kita dapat dengan
mudah mencari data dan data menjadi rapi tidakberanakan. Ketika memcatat suatu
pesanan (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas
pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatn nama dan alamat
pelanggan karena itu telah tersedia didalam file pelanggan. Dan ketika memcatat perincian pesanan dalam
file perincian_pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukan ISBN dan
kuantitas yang diinginkan.
Kejadian Dan Aktivitas
-
Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan
dokumen sumber dan / atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.
-
Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan
mengubah dan ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari
kejadian.
-
Pemeliharaan file
Pemeliharaan file menangkap dan
mengorganisasi data acuan tentang file induk.
3
MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Mengorganisasi
informasi tentang proses isnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan
memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak laen. Proses
pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam
perannya sebagai evaluator sistem data dan sebagai auditor, diagram aktivitas
memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang
erjadi didalam perusahaan. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting
dari suatu proses bisnis(seperti tanggung jawab, kejadian, dokumen, dan
tabel-tabel). Akuntan seringkali memperoleh informasi dari berbagai macam
sumber. Dengan menyatukan informasi dan mengembangkan diagram, mereka dapat
memperoleh suatu pemahaman yang lebih baik dari sebuah sistem. Diagram
aktivitas bersifat sederhana dan mudah dibaca oleh para pemakai dengan sedikit
pelatihan yang menawarkan suatu cara yang efekif untuk mengomunikasikan
informasi tentang roses bisnis dan sistem akuntansi kepada pamakai.
Digram Aktivitas UML
Ada
beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis, namun disini kita akan
menggunakan unified modeling language(UML), suatu bahasa yang digunakan untuk
menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem
informasi. Alasan menggunakan UML ini ini adalah karena UML menyediakan pilihan
diagram untuk menddokumentasikan proses bisnis dan sistem informasi. Diagram
aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah
peta dala memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di
dalam proses.
Diagram
aktivitas UML memiliki beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat,
yaitu:
-
Diagram aktivitas menyediakan
reprentasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan
uraian naratif
-
Diagram aktivitas menggunakan
lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis
(misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file)
-
Diagram aktivitas dibuat oleh
ahlinya tetapi dapat dibacaoleh pemakai dengan sedikit pelatihan
-
Diagram aktivitas dapat menyediakan
gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah
-
Overview aktivity diagram dan
diagram detailed aktivity
Overview
diagram menyajikan suatu andangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan
mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian, dan
aliran informasi antarkejadian.
Detailed
diagram menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang
berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview
diagram.
Overview
diagram dan detailed diagram berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis
pengendalian internal. Uml adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat
digunakan untuk membuat model SIA. Meski menggunakan UML secara ekstensif, kita
dapat membandingkannya dengan dua teknik yang umum yaitu data flow diagram(DFD)
dan bagan arus sistem(system flowchart).
Membuat Overview Activity Diagram
1. Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.
2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas
menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.
3. Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan
menggunakan swimlanes.
4. Mmbuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan
urutan kejadian.
5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam
proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan
sebaliknya.
6. Menggambarkan tabel(file) yang dibuat dan digunakan di dalam
proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke tabel, dan sebaliknya.
Untuk
membuat overview diagram, kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis.
Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas
individudalam setiap kejadian.
Membuat Detailed Activity Diagram
1. Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas
2. Membuat tabel arus kerja
3. Mengidentifikasi diagram terperinci yang diperlukan
4. Untuk setiap detailed diagram, lakukan:
- Buatlah swimlane untuk agen=agen yang terlibat pada satu
atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram
- Tambahkan segiempat panjang untuk setiap aktivitas didalam
kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut
- Gunakan garis tanpa putus unuk menunjukan urutan aktivitas
- Atur dokumentasi yang dibuat atau digunakan oleh
aktivitas-aktivitas didalam diagram itu.
- Gunakan garispuus-putus untukmenghubungkan aktivitas dan
dokumen
- Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifiksi, atau
digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer
- Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan
tabel.
Berikut ini adalah dokumentasi
diagram aktivitas UML yang disdiakan :
1. Anotasinarasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas
2. Tabel arus kerja
3. Overview activity diagram untuk proses pendapatan
4. Detailed activity diagram
4 MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN
PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pada
kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu
organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.
Penendalian
Internal Dan Peran Akuntan
Penendalian
internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan
direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk
memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori
sebagai berikut:
-
Efektivitas dan efisiensi operasi
-
Keandalan pelaporan keuangan
-
Ketaan terhadap hukum dan peraturan
yang berlaku
Berikut
merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai
manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:
-
Tanggung jawab manager atas
pengendalian internal telah dibuat secara eksplisi di UU sarbanes-oxley tahun
2002 dan standar no.2 Public Company Accounting Oversigh Board(PCAOB) yang
mengharuskan manajemen untik membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan
menilai sistem pengendalian internal perusahaan.
-
Pengguna juga harus memahami
pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
-
Akuntan juga memiliki peran pentig
sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan
trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
-
Dalam perannya sebagai evaluator,
auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian
internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan
manajemen yang menilai pengendalianinternalsehingga dapat menyusun atestasi
atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal. Sedangkan auditor
eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan
audit atas laporan keuangan perusahaan.
Kerangka Kerja Dalam Mempelajari
Pengendalian Internal
1. Komponen pengendalian internal
Mengidentifikasikan lima komponen
pengendalian internal yang saling berkaitan:
- Lingkungan pengendalian
- Penentuan resiko
- Aktivitas pengendalian
- Informasi dan komunikasi
- Pengawasan
2. Sasaran pengendalian internal
Sasaran pengendalian internal
mencakup:
- Efektivitas dan efisiensi operasi
- Keandalan pelaporan keuangan
- Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
- Pengaman aset
Sasaran Pelaksanaan. Yang mengacu
pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Juga
mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan / dan atau
menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang
dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah
memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan memastikan penerimaan dan
penanganan kas yang tepat.
Sasaran sistem informasi, yang
memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan informasi akuntansi.
Sasaran informasi juga penting untuk memastikan pelaksanaan transaksi yang
efektif.
Sasaran perlindungan aset, untuk
menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset
merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dan karena
informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.
Sasaran kinerja, yang memfokuskan
pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen,
barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas
operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.
Penentuan Resiko Pelaksanaan
1. Penentuan resiko pelaksanaan :
siklus pendapatan
Penentuan resiko
pelaksanaan(execution risk) mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan
transaksi.
- Dapatkan
pemahaman mengenai proses organisasi.
- Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang
diterima yang tergolong beresiko.
- Nyatakan kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan
resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untik proses tertentu yang dipelajari.
Keluarkan setiap resiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.
- Beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang
tersesa.
- Untuk resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor
yang berkontribusi terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk
mengidentifikasi faktor-faktor ini secara sistematis.
2. Penentuan resiko pelaksanaan :
siklus pemerolehan
Resiko-resiko umum yang berhubungan
dengan siklus pemerolehan dan langka-langka untuk menilai resiko untik proses
pemerolehan tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan resiko pelaksanaan
dalam siklus pendapatan.
Pencatatatn resiko
Pencatatan
resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian
secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan
dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.
Memperbaharui
resiko
Pembaruan
resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk
tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.
Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas
pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.
Pedoman
untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:
1. Dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
2. Tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasilah
kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada file
transaksi.
3. Untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber
atau record transaksi, perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum
sebelumnya. Nyatakan kembali setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko
pencatatan dengan lebih tepat untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan.
Keluarkan setiap resiko pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.
Mengidentifikasi resiko pembaharuan:
1. Identifikasilah resiko-resiko pencatatan.
2. Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas
pembaruan.
3. Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbaharui,
perhatikan resiko-resiko pembaruan umum sebelumnya.
Pencatatan
Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar
Pencatatan
dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus
transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi
untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku
besar.
Resiko Dalam Mencatat Dan Memperbaharui
Informasi Pada Sistem Buku Besar
Salah
satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit
ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar
mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau
diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat
talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.
Di
banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi.
Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan.
Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi
usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo
buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum
diperbaharui.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas
pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi
untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pengendalian
arus kerja
Pengendalian
arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu
kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan
antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan
kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.
1. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas antara agen internal
merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal.organisasi
juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian,
pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan
kejadian.
2. Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk
mengendalikan aktivitas
Informasi dari dokumen digunakan
untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file komputer juga sangat umum
untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai kejadian terdahulu yang
dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian baru.
3. Urutan kejadian yang dilakukan
Organisasi memiliki kebijakan yang
mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang
dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum sebelum
memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan suatu urutan kejadian
tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan, dan tugas dapat
dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.
4. Menindaklanjuti kejadian
Berukut ini beberapa kejadian yang
mungkin memerlukan tindak lanjut:
- Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi
- Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
- Permintaan yang menunggu untuk disetujui
- Jasa yang disediaka tetapi belum selesai
Kejadianyangmemrlukan tindak lanjut
diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang
belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan terbuka
atau laporan umur.
5. Dokumen bernomor urut
Memberi nomor urut pada dokumen
memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat
selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian berikutnya. Memeriksa
urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian
dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.
6. Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian
dalam suatu proses
Agen internal ditunjuk sebagai
enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan dan prosedur pengendalian
internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu memahami tugas
mereka dan bertanggung jawab atas tindakannya. Penanggungjawaban dapat juga
diterapkan pada pengamanan aset. Banyak organisasi mengidentifikasi aset
seperti itu dengan nomer seri. Sebuah record digunakan untuk setiap aset, dan
record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan aset-aset tersebut.
7. Pembatasan akses ke aset dan informasi
Cara penting untuk memproteksi aset,
seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya
untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk
membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi yang aman. Misalnya,
gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima
barang. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi dan sarana
lain.
8. Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit aset
Aktivitas rekonsiliasi digunakan
oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang
tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan
penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting yaitu:
-
Rekonsiliasi lebih umum daripada
pemeriksaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan
kejadian-kejadian individu.
-
Rekonsiliasi terjadi setelah
kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya,
dokumen digunakan unuk memulai kejadian.
Penelaah Kinerja
Penelaah
kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran,
proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data,
identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini
dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat.
Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi
harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian
mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi
perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu.
Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan
baerdasarkan perbandingan.
Untuk
mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan
standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat
transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga
hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer
pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana
yang dihentikan.
Record induk dan penelaah kinerja
Penelaah
kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara,
yaiutu:
1. Angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya
dicatat selama aktivitas pemeliharaan filedi record induk.
2. Data rigkasan yang disimpan di record induk sering kali
digunakan untuk menerapkan tidakan perbaikan.
