Rangkuman BAb

1   MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis Dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnisi untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi. SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi. Data ini dikumpulkan, diikhtisarkan, dan diorganisasi untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya. Contohnya:

Mengakses sistem pemesanan perusahaan melalui web, melihat produk dan informasi penetapan harga, serta menempatkan pesanan.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntasi dan keuangan, jugainformasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Contoh :

Jumlah jam kerja karyawan bisa lebih penting untuk penjadwalan produksi maupun akuntasi penggajian.

Oleh karena itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada diposisi yang baik untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis.

Kini banyak perusahaan yang berusaha untuk mengonversi sistem informasi mereka yang terpancar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP- Enterprise Resource Planning) yang merupakan suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan termasuk subsistem pemasaran, produksi, sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

v  Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.

v  Mendukung aktivitas rutin

Para manager membutuhkan satu SIA untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan dan menagih kas ke pelanggan.

v  Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Perminntaan informasi nonstandar memerlukan permintan informasi(query) yang fleksibel akan data dalam suatu basisi data.

v  Peencanaan dan pengendalian

Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.

v  Menerapkan penendalian internal

Pengendalian internal(internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Aplikasi Peranti Lunak Akuntansi

Pada umumnya, aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus akuntansi. Interaksi antara sisitem informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas :

1.      Pencatatan kejadian, sering kali menggunakan formulir di layar monitor(on-screenforms)

2.      Pengerntrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk

3.      Pencetakan dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan

4.      Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan

5.      Pelaksanaan perminataan informasi khusus untuk suatu maksud

Peran Akuntansi Dalam Hubungan Dengan SIA

v  Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan manager keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain.

v  Akuntan sebagai manager

Para manager bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Manager akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan-tujuan dan proses bisnis perusahaan- serta bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

v  Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem infomasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi nternasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik. Memberi konsultasi dan merancang sistem memerlukan suatu pengetahuan tentang proses bisnis, resiko dan pengendalian, serta teknologi informasi.

v  Akuntan sebagai evaluator

Auditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya ecara efisien dan efektif. Dan auditor eksternal perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Dalam proses audit laporan keuangan, auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

v  Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan pepajakan

Akuntan meggunakan peranti lunaka akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa prpajakan untuk klien-klien mereka.

2   PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Siatem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untul memahami sistem akuntansi klien.

ProsesKejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh satu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari prosesbisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

v  Siklus pemerolehan / pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

v  Siklus konversi(conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

v  Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus pendapatan

1.      Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.      Mencatat perjanjian dengan para pelangan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

4.      Menagih pelanggan

5.      Meakukan penagihan uang

6.      Menyetorkan uang kas ke bank

7.      Menyusun laporan

Siklus pemerolehan

1.      Mendiskusikan dengan para pemasok

2.      Memperose permintaan

3.      Mebuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barag atau jasa masa mendatang

4.      Menerima barang atau jasa dari pemasok

5.      Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

6.      Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

7.      Menulis cek

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Mutu dan karakteristik dari suatu sistem informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapat berstandar pada output dari sistem dalam melaukan verifikasi laporan keuangan.

Pedoman mengakui kejadian

1.      Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departermen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

2.      Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

3.      Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya,

4.      Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu watu yang sudah dijadwalkan.

5.      Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengoganisasian Data Dalam SIA

v  Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar, menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan memerima kas. Pengorganisasian datadengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Yang termasuk dokumen sumber adalah pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur. Sistem manual mengatasi masalah dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasikan informasi mengenai berbagai entits(misalnya pelanggan, pemasok, atau produk). Dalam sistem manual buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang usaha, utang dagang, persediaan, daftar gji, dan aset tetap.

v  Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

Informasi tentang desain file dapat dikumpulkan dari berbagai macam sumber termasuk dokumentasi sistem, manual-manual yang menyertai piranti lunak yang mengatur file-file, dan wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab atas sistem informasi perusahaan.

Jenis-Jenis File Dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.

1.      File induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut:

-  File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

-  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

-  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai iga jenis entitas yaitu:

-  Barang/jasa. Yang diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

-  Agen eksternal. Adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

-  Agen internal. Adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

2.      File transaksi

File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

-  File transaksi menyimpan data tentang kejadian

-  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

-  File transaksi viasanya mencakup informasi kuantitas dan harga

-  Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

Setiap kejadian yang memerlukan informasi harus dicatat dalam sebuah file transaksi sesuai dengan jenis kejadian. Jika dua kejadian terjadi pada waktu yang sama, perancngan sistem dapat mempertimbangkan untuk mencatat kedua kejadian sebagai record tunggal dalam sebuah file transaksi.

3.      Hubungan antara file transaksi dan file induk

Hubungan keduanya yaitu hubungan antara file-file yang digunakan untuk memcatat pesanan, untuk menyederhanakan penyajian, record yang berhubungan dengan pesanan lain tidak disajikan. Empat file yang bekerja sama untuk memcatat informasi suatu pesanan yaitu:

-  File pesanan yang memberikan tangal pesanan

-  Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan

-  Untuk mengetahui barang apa yang dipesan

-  Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga barang yang dipesan

4.      Manfaat pemisahan informasi ke dalam record induk dan transaksi

Manfaatnya yaitu kita dapat dengan mudah mencari data dan data menjadi rapi tidakberanakan. Ketika memcatat suatu pesanan (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatn nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia didalam file pelanggan.  Dan ketika memcatat perincian pesanan dalam file perincian_pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukan ISBN dan kuantitas yang diinginkan.

Kejadian Dan Aktivitas

-          Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan / atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

-          Pembaharuan

Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah dan ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

-          Pemeliharaan file

Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

3  MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Mengorganisasi informasi tentang proses isnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak laen. Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evaluator sistem data dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang erjadi didalam perusahaan. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dari suatu proses bisnis(seperti tanggung jawab, kejadian, dokumen, dan tabel-tabel). Akuntan seringkali memperoleh informasi dari berbagai macam sumber. Dengan menyatukan informasi dan mengembangkan diagram, mereka dapat memperoleh suatu pemahaman yang lebih baik dari sebuah sistem. Diagram aktivitas bersifat sederhana dan mudah dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan yang menawarkan suatu cara yang efekif untuk mengomunikasikan informasi tentang roses bisnis dan sistem akuntansi kepada pamakai.

Digram Aktivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis, namun disini kita akan menggunakan unified modeling language(UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Alasan menggunakan UML ini ini adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untuk menddokumentasikan proses bisnis dan sistem informasi. Diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah  peta dala memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses.

Diagram aktivitas UML memiliki beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat, yaitu:

-          Diagram aktivitas menyediakan reprentasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif

-          Diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file)

-          Diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibacaoleh pemakai dengan sedikit pelatihan

-          Diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah

-           

Overview aktivity diagram dan diagram detailed aktivity

Overview diagram menyajikan suatu andangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian, dan aliran informasi antarkejadian.

Detailed diagram menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Overview diagram dan detailed diagram berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis pengendalian internal. Uml adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Meski menggunakan UML secara ekstensif, kita dapat membandingkannya dengan dua teknik yang umum yaitu data flow diagram(DFD) dan bagan arus sistem(system flowchart).

Membuat Overview Activity Diagram

1.      Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

2.      Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

3.      Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

4.      Mmbuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian.

5.      Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya.

6.      Menggambarkan tabel(file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke tabel, dan sebaliknya.

Untuk membuat overview diagram, kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis. Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas individudalam setiap kejadian.

Membuat Detailed Activity Diagram

1.      Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas

2.      Membuat tabel arus kerja

3.      Mengidentifikasi diagram terperinci yang diperlukan

4.      Untuk setiap detailed diagram, lakukan:

-  Buatlah swimlane untuk agen=agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

-  Tambahkan segiempat panjang untuk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut

-  Gunakan garis tanpa putus unuk menunjukan urutan aktivitas

-  Atur dokumentasi yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram itu.

-  Gunakan garispuus-putus untukmenghubungkan aktivitas dan dokumen

-  Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifiksi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer

-  Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disdiakan :

1.      Anotasinarasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

2.      Tabel arus kerja

3.      Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4.      Detailed activity diagram

4 MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pada kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.

Penendalian Internal Dan Peran Akuntan

Penendalian internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut:

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

-          Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Berikut merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:

-          Tanggung jawab manager atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisi di UU sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 Public Company Accounting Oversigh Board(PCAOB) yang mengharuskan manajemen untik membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.

-          Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

-          Akuntan juga memiliki peran pentig sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

-          Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalianinternalsehingga dapat menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal. Sedangkan auditor eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal

1.      Komponen pengendalian internal

Mengidentifikasikan lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:

-  Lingkungan pengendalian

-  Penentuan resiko

-  Aktivitas pengendalian

-  Informasi dan komunikasi

-  Pengawasan

2.      Sasaran pengendalian internal

Sasaran pengendalian internal mencakup:

-  Efektivitas dan efisiensi operasi

-  Keandalan pelaporan keuangan

-  Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

-  Pengaman aset

Sasaran Pelaksanaan. Yang mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Juga mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan / dan atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.

Sasaran sistem informasi, yang memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan informasi akuntansi. Sasaran informasi juga penting untuk memastikan pelaksanaan transaksi yang efektif.

Sasaran perlindungan aset, untuk menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.

Sasaran kinerja, yang memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Penentuan Resiko Pelaksanaan

1.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pendapatan

Penentuan resiko pelaksanaan(execution risk) mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

-  Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

-  Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.

-  Nyatakan kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untik proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap resiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

-  Beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersesa.

-  Untuk resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor ini secara sistematis.

2.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pemerolehan

Resiko-resiko umum yang berhubungan dengan siklus pemerolehan dan langka-langka untuk menilai resiko untik proses pemerolehan tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan resiko pelaksanaan dalam siklus pendapatan.

Pencatatatn resiko

Pencatatan resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbaharui resiko

Pembaruan resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal. Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.

Pedoman untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:

1.      Dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.

2.      Tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasilah kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada file transaksi.

3.      Untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record transaksi, perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya. Nyatakan kembali setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko pencatatan dengan lebih tepat untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan. Keluarkan setiap resiko pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.

Mengidentifikasi resiko pembaharuan:

1.      Identifikasilah resiko-resiko pencatatan.

2.      Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas pembaruan.

3.      Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbaharui, perhatikan resiko-resiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar

Pencatatan dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar.

Resiko Dalam Mencatat Dan Memperbaharui Informasi Pada Sistem Buku Besar

Salah satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.

Di banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi. Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan. Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum diperbaharui.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengendalian arus kerja

Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antara agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal.organisasi juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.      Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi dari dokumen digunakan untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file komputer juga sangat umum untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai kejadian terdahulu yang dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian baru.

3.      Urutan kejadian yang dilakukan

Organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum sebelum memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan suatu urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan, dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.

4.      Menindaklanjuti kejadian

Berukut ini beberapa kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

-  Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

-  Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

-  Permintaan yang menunggu untuk disetujui

-  Jasa yang disediaka tetapi belum selesai

Kejadianyangmemrlukan tindak lanjut diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan terbuka atau laporan umur.

5.      Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses

Agen internal ditunjuk sebagai enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan dan prosedur pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu memahami tugas mereka dan bertanggung jawab atas tindakannya. Penanggungjawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. Banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti itu dengan nomer seri. Sebuah record digunakan untuk setiap aset, dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan aset-aset tersebut.

7.      Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi dan sarana lain.

8.      Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting yaitu:

-          Rekonsiliasi lebih umum daripada pemeriksaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu.

-          Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan unuk memulai kejadian.

Penelaah Kinerja

Penelaah kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat. Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu. Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan baerdasarkan perbandingan.

Untuk mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

Record induk dan penelaah kinerja

Penelaah kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara, yaiutu:

1.      Angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan filedi record induk.

2.      Data rigkasan yang disimpan di record induk sering kali digunakan untuk menerapkan tidakan perbaikan.